L’installazione di impianti di videosorveglianza nei luoghi di lavoro è un tema delicato che coinvolge sia la tutela della sicurezza aziendale sia il rispetto dei diritti dei lavoratori. L’articolo 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) disciplina in modo puntuale le condizioni e gli obblighi a carico del datore di lavoro, prevedendo una serie di adempimenti propedeutici all’installazione legittima degli impianti.

Quando è ammessa l’installazione degli impianti di videosorveglianza

L’art. 4, comma 1 della Legge 300/1970 vieta l’uso di impianti audiovisivi e di altri strumenti per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. Tuttavia, il successivo comma consente l’installazione in presenza di esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro e di tutela del patrimonio aziendale, a condizione che:

• sia raggiunto un accordo sindacale con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA/RSU);
• oppure, in assenza di rappresentanze sindacali, sia ottenuta apposita autorizzazione da parte dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL).

L’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato

In presenza di RSA/RSU il datore di lavoro deve avviare un confronto con le rappresentanze sindacali e sottoscrivere un accordo che regoli:

• le finalità e le modalità di funzionamento dell’impianto;
• le caratteristiche tecniche del sistema;
• i tempi di conservazione delle immagini;
• Le aree soggette a videosorveglianza.

In assenza di rappresentanze sindacali il datore di lavoro deve inoltrare istanza all’Ispettorato Territoriale del Lavoro competente, allegando:

• relazione tecnica dettagliata dell’impianto;
• planimetria con ubicazione delle telecamere;
• indicazione delle finalità (sicurezza, tutela beni, ecc.);
• informativa per i lavoratori;
• eventuali misure di protezione dei dati.

N.B. L’Ispettorato esamina la richiesta e può rilasciare l’autorizzazione oppure chiedere integrazioni/modifiche. I tempi possono variare, ma è opportuno considerare un periodo di attesa di almeno 30-60 giorni.

Obblighi in materia di privacy e GDPR

Oltre all’autorizzazione sindacale o ispettiva, l’azienda è tenuta a rispettare gli obblighi previsti dalla normativa privacy (GDPR – Reg. UE 2016/679 e D.lgs. 196/2003):

• redigere un’informativa specifica per i lavoratori, indicando finalità, base giuridica, tempi di conservazione e diritti degli interessati;
• affiggere un cartello informativo chiaro e ben visibile in prossimità delle telecamere (“Area videosorvegliata”) contenente i riferimenti del titolare del trattamento;
• limitare l’accesso alle immagini a soggetti autorizzati e nominati responsabili o incaricati del trattamento;
• conservare le immagini per un tempo congruo (in genere non oltre 24-48 ore, salvo esigenze particolari motivate).

Sanzioni in caso di violazioni

Il mancato rispetto degli adempimenti previsti dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori espone l’azienda a sanzioni amministrative e penali, tra cui:

• sanzioni del Garante per la Privacy per violazione del GDPR;
• sanzione penale (arresto fino a un anno o ammenda da 154 a 1.549 euro) per installazione non autorizzata.

Con riferimento alla sanzione penale, l’Ispettorato Territoriale del Lavoro, in caso di accertamento, può attivare la procedura di prescrizione obbligatoria ai sensi dell’art. 20 del D.Lgs. 758/1994, che consente al datore di lavoro:

1. di rimuovere la violazione sanando l’irregolarità (es. avviando l’iter autorizzativo mancante);
2. di pagare una sanzione amministrativa pari a un quarto del massimo previsto dalla norma penale (ossia € 387,25 nel caso dell’ammenda massima di € 1.549);
3. di ottenere l’estinzione del reato, con conseguente archiviazione del procedimento penale.

Conclusioni

L’installazione di un sistema di videosorveglianza in azienda è legittima solo se preceduta da specifici adempimenti. È fondamentale pertanto:

• verificare la sussistenza dei presupposti giuridici;
• redigere correttamente la documentazione;
• presentare l’istanza all’ITL o supportare l’accordo con le RSA;
• gestire gli obblighi privacy nel rispetto del GDPR.